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Für Sendungen außerhalb der EU und in Staaten Europas, die nicht zum europäischen Zollgebiet gehören, müssen Sie dem Paket Zolldokumente beilegen. Der Zoll verlangt eine Kopie des Ausweißes des Versenders, das Dokument zur freien Ausfuhrverzollung und eine Originalrechnung oder proforma Rechnung.

Was ist die proforma Rechnung?

Sollten Sie keine Originalrechnung vom Kauf des Produktes haben, dann können Sie einfach eine Eigenerklärung ausfüllen, die sogenannte „proforma Invoice“. Die Vorlage hierfür bekommen Sie im E-Mail der Auftragsbestätigung zugeschickt. Bitte füllen Sie jedes Feld aus und listen Sie jedes Produkt im Paket genau auf. Sie müssen angeben wo das Produkt hergestellt wurde, um was es sich genau handelt, aus welchem Material es hergestellt wurde und für was die Ware verwendet wird. Sollte das Produkt mit einem Barcode versehen sein, dann sollten Sie auch diese Nummer angeben. Die Proforma Invoice müssen Sie in 5-facher Ausführung der Sendung beilegen.

Die Proforma Rechnung

Tragen Sie in dieses Dokument Ihre Adresse sowie die Adresse des Empfängers ein. Wählen Sie um welche Art von Sendung es sich handelt. Bei Geschenksendungen kreuzen Sie bitte das Feld „Gift“ (englisch Geschenk) an. Anschließend müssen Sie jedes Produkt im Paket genau auflisten. Notieren Sie für jedes einzelne Produkt das Produktionsland, eine genaue Produktbeschreibung, die Anzahl, den Wert einer Einheit sowie den Gesamtwert. Bitte füllen Sie diese Liste gewissenhaft aus, da Sie sonst Probleme mit dem Zoll bekommen könnten und das Paket dort stecken bleiben kann. Zum Schluss schreiben Sie noch das aktuelle Datum und Ihren Namen auf das Blatt und unterschreiben Ihre Erklärung.

Beispiel einer vorbildlich ausgefüllten Proforma Invoice:

Zolldokumente richtig ausfüllen

Was ist das Dokument zur freien Ausfuhrverzollung?

Im Dokument zur freien Ausfuhrverzollung, auf Italienisch „libera esportazione“ genannt, müssen Sie die Daten des Versenders und Empfängers einfügen und unterschreiben. Die freie Ausfuhrverzollung müssen Sie in 5-facher Ausführung der Sendung beilegen.

Das Dokument zur freien Ausfuhrverzollung

Zum korrekten Ausfüllen reicht es aus, Ihre persönlichen Daten einzugeben, wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Zusätzlich müssen Sie die Nummer Ihrer Sendung eintragen (diese Nummer beginnt mit EPC…. Sie finden sie auf dem Transportdokument). Zum Schluss geben Sie den Ort und das Datum an und unterschreiben das Dokument.

Beispiel eines vorbildlich ausgefüllten Dokumentes zur freien Ausfuhrverzollung:

Zolldokumente richtig ausfüllen

Was ist die Declaration?

Das Declaration form ist ein Zolldokument, mit welchem die Ausstellung des EORI Kodexes angefragt wird, welcher für Zollzwecke notwendig ist.

Zolldokumente richtig ausfüllen

Seit 2009 müssen alle in der Europäischen Gemeinschaft ansässigen Personen, welche Import und/oder Export Tätigkeiten ausüben, einen EORI Kodex nutzen. Der EORI Kodex (Economic Operator Registration Identification) besteht aus einer alphanumerischen Folge, welche alle diejenigen, die Ware verschicken, eindeutig identifiziert, unabhängig davon ob sie eine MWST Nummer besitzen oder nicht.

Für die Anfrage der Ausstellung des EORI Kodex ist es ausreichend den Vor- und Nachnamen im Declaration form einzufügen und dieses zu unterzeichnen. Das Feld awb bleibt leer.

Checkliste Zolldokumente:

Damit Sie einen genauen Überblick über die Anforderungen des Zolls bekommen, finden Sie hier eine Zusammenfassung:

  • 1x Kopie Identitätskarte
  • 3x ausgefülltes Formular „Proforma Invoice“ oder Originalrechnung mit 4 Kopien
  • 3x ausgefülltes Dokument „Libera esportazione“
  • 1x "Declaration"

Unser Tipp: Anstatt jedes Dokument fünf Mal auszufüllen, können Sie auch Kopien erstellen. Allerdings müssen Sie jedes Blatt persönlich unterschreiben. Denn kopierte Unterschriften werden vom Zoll nicht akzeptiert.

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