Spedire Documento

Perché conviene spedire documenti con europacco?

Non importa se si tratta della tesi di laurea, di un biglietto di auguri oppure delle ricevute aziendali da spedire urgentemente all'estero. Al giorno d´oggi non tutto può essere risolto in formato elettronico e alcuni documenti servono in forma cartacea.

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I nostri prezzi

Come spedire documenti

Privati o aziende: i mille motivi dietro alla spedizione di documenti

Un biglietto di auguri per Natale, una tesi di laurea da recapitare, la patente da inviare all'estero, ma anche documenti aziendali destinati a un cliente attivo in un altro paese. Sono tante le ragioni che spingono privati e aziende a ricercare un servizio di spedizione rapido, efficace e sicuro. Grazie ad europacco spedire documenti non rappresenta più un problema. Ad attenderti è un servizio professionale, che ti consentirà di disporre il ritiro della busta all'indirizzo fornito. Il servizio di recapito sarà altresì veloce ed affidabile. Tutto questo, a fronte di costi altamente concorrenziali. Ricordati che europacco offre l'opportunità di spedire in tutto il mondo contratti, passaporti, patenti, tessere e altri documenti cartacei.

I limiti dei social network nell'invio dei documenti

Con il passare degli anni, i social network (da Facebook a WhatsApp, fino ad Instagram e Telegram) sono diventati assoluti protagonisti delle nostre giornate. Sono proprio i social ad aver semplificato la modalità di gestione di contatti e comunicazioni. Questo è avvenuto sia nei rapporti tra privati che in ambito aziendale. Attraverso tali canali, infatti, è possibile diffondere qualsiasi informazione in modo istantaneo. Eppure, esistono diversi casi in cui questi strumenti si rivelano inefficaci. Non è possibile fare ricorso a questa comoda opzione quando oggetto della spedizione è l'originale dei documenti ufficiali. Un esempio in questo senso? Il passaporto. Il discorso è ancora più tangibile quando si tratta di aziende. Diverse piccole attività che vendono beni o servizi tramite eshop, sono costrette a confrontarsi quotidianamente con vari costi. Nei primi mesi di operatività, cercare di risparmiare anche solo qualche centesimo nello spedire un documento può risultare fondamentale per poter proseguire nell'avventura iniziata. Ma anche le persone che desiderano inviare la propria corrispondenza ai familiari residenti all'estero e scelgono di optare per una lettera cartacea in cambio ad un freddo messaggio inviato via sms o tramite social, vorrebbero essere sicure di vedere la busta effettivamente consegnata al destinatario. E spedire risparmiando è una priorità anche in questo caso. Qui entra in gioco una realtà come quella proposta da europacco che offre servizi di spedizione pallet, pacchi e documenti a prezzi economici pur appoggiandosi a corrieri di comprovata fama.

I vantaggi della spedizione con europacco

L'esperienza maturata nel campo delle spedizioni ed il legame con corrieri che non hanno bisogno di alcuna presentazione, ti permetteranno di usufruire di un servizio ottimo ad un prezzo accessibile. Potrai difatti confermare il tuo ordine senza uscire di casa, direttamente dal tuo Pc.

Grazie a europacco beneficerai anche di:

  • un comodo servizio di tracciabilità
  • piena libertà nella scelta della data del ritiro
  • pagamento effettuabile con metodi sicuri come carta di credito, Paypal o bonifico bancario

L'unico accorgimento di cui tenere conto, al fine di velocizzare ancora di più la spedizione, consiste nel verificare che le buste presentino dimensioni e peso consentiti. Anche perché, trattandosi di documenti, il rischio è di ricorrere ad imballaggi sovradimensionati rispetto al contenuto. Succede spesso che il cliente scelga una scatola a posto di una busta imbottita che, tra l'altro, quest'ultima garantirebbe una protezione più efficace di quella del cartone del pacco. Ma la ragione principale che dovrebbe spingere le persone a controllare peso e dimensioni prima di spedire, è l'esistenza di limitazioni legate ai corrieri. Quest'ultimi, infatti, sono disposti ad accettare buste contenenti documentati di misure non superiori a 40x40x3 cm. Per quanto riguarda il peso, il limite massimo consentito è di 2 kg. Ed il costo della spedizione, nella stragrande maggioranza dei casi, è legato proprio a dimensioni e peso. Europacco ha previsto in questo senso quattro differenti fasce di peso:

  • da 0 a 500 grammi
  • da 500 grammi a 1 kg
  • da 1 kg a 1,5 kg
  • da 1,5 kg a 2 kg

Il sistema a quattro fasce continua ad avere valore anche nel caso di spedizioni dirette fuori del territorio italiano. Tuttavia, è prevista un'ulteriore suddivisione riguardante gli stati oggetto del recapito. Europacco suddivide i Paesi in tre zone diverse (Zona 1, Zona 2 e Zona 3). Ad influire sul prezzo della spedizione, pertanto, è anche l'appartenenza ad un paese piuttosto che ad un altro. Anche l'invio di documenti in paesi extra UE è soggetto a questa suddivisione (in fasce di peso e zone di appartenenza). Per realtà impegnate in attività commerciali, conoscere quali tipologie di pacchi o buste siano disponibili consente di organizzare in modo ancora più snello l'intero processo di spedizione. E questo, a sua volta, si traduce in un risparmio di tempo e di denaro.

Come organizza europacco le spedizioni di documenti

Qual è la procedura prevista da europacco per far sì che patenti, contratti e altri documenti cartacei giungano rapidamente a destinazione ed in perfette condizioni? I passaggi essenziali sono i seguenti:

  • selezione dell'opzione documento dal sito
  • conferma dell'ordine
  • applicazione dell'etichetta ricevuta via e-mail alla busta
  • monitoraggio della spedizione attraverso la funzione tracking

Le diverse fasi nel dettaglio

Una volta raggiunta la home page di europacco non dovrai fare altro che scegliere nel campo apposito il "paese di ritiro", il "paese di consegna", la tipologia di spedizione "Documento" (tra le visualizzate), quindi indicare il peso (in kg). In base ai paesi indicati e al peso, nello spazio sottostante comparirà il costo stimato della spedizione. A quel punto verrai invitato a cliccare su "spedisci adesso". Nella tabella visualizzata nella pagina seguente, oltre a confermare il peso, potrai fornire indicazioni su lunghezza, larghezza e altezza della busta contenente i documenti da spedire. Volendo, avrai modo di aggiungere un secondo documento (sempre indicando dimensioni e peso). Cliccando su "applica e inserisci i dati di spedizione" si aprirà un'ulteriore pagina. Sarà qui che verranno inseriti i dati relativi all'indirizzo di ritiro (scegliendo tra "privato", "azienda" e "punto pacco"). Dovrai anche selezionare la data per il ritiro e l'indirizzo di consegna (sempre scegliendo tra "privato" e "azienda"). Data conferma, a completare la procedura saranno:

  • inserimento dei dati di fatturazione
  • riepilogo dell'ordine
  • pagamento

Un aspetto particolarmente apprezzato dai nostri clienti è il fatto di poter procedere alle spedizioni (sia di pacchi, documenti, che bancali) senza che sia necessario registrarsi.

Data conferma all'ordine ti verrà recapitata immediatamente via e-mail l'etichetta relativa alla spedizione, da stampare ed applicare alla busta. In merito all'imballaggio, suggeriamo di utilizzare una busta bollata o di cartone, apposita per le spedizioni del tipo "documento". Optando per il formato "DINA4" eviterai che, lungo il viaggio, possano comparire delle antiestetiche pieghe.

Pagamento dell'ordine

Per quanto concerne le modalità di pagamento, affidandoti a europacco potrai effettuare la transazione online tramite carta di credito, prepagata (la Postepay, ad esempio) o PayPal. Optando per la carta di credito, per pagare sarai tenuto a comunicare numero, mese, anno di scadenza e codice di sicurezza CCV2 (riportato sul retro della medesima carta).

Stampa della lettera di vettura o DDT

Ricevuta l'e-mail di conferma ordine, come segnalato poche righe fa, dovrai stampare la lettera di vettura allegata, inserirla in una busta di plastica (la proteggerà dall'umidità) e applicare quest'ultima alla busta.

Il ritiro, salvo imprevisti, avverrà all'indirizzo indicato e nella data richiesta. Nel caso in cui non hai indicato una data di ritiro, verrà automaticamente predisposto per il passaggio del vettore, il primo giorno lavorativo disponibile.

Tracking

Per tracciare la spedizione è sufficiente inserire il riferimento della spedizione nel campo "ricerca spedizione". Così facendo si aprirà una pagina contenente le indicazioni in merito a questo servizio e, soprattutto, un campo in cui riportare il numero di spedizione fornito alla conferma d'ordine. Tale numero è visualizzabile anche sulla lettera di vettura; in alternativa potrai trovarlo nell'oggetto dell'e-mail ricevuta a conferma dell'ordine.

Potrai avere informazioni puntuali su dove si i trovi la tua spedizione dal momento del ritiro fino al momento dell'avvenuta consegna.
Anche il destinatario ha l'opportunità, tramite il tracking, di conoscere la data di consegna prevista in maniera tale si faccia trovare a casa o avvertire qualcuno di procedere all'accettazione della spedizione per conto suo.

Approfondimento su dimensioni e peso della busta

In precedenza, abbiamo indicato alcune caratteristiche delle aziende che si occupano effettivamente della spedizione, ossia i corrieri. Desideriamo ricordarteli nuovamente: 40x40x3cm come dimensioni e 2 kg come peso rappresentano i massimali concessi per le spedizioni dei documenti.

Tempistiche di consegna con europacco

Avere informazioni sulla spedizione effettuata tramite europacco è molto semplice. Nella home page del sito dovrai unicamente inserire il paese di ritiro e di consegna, dichiarare il peso della spedizione e sulla stessa pagina potrai visualizzare il tempo di transito stimato. Eventuali variazioni della tempistica indicata possono essere legate quasi esclusivamente ai luoghi di ritiro e di consegna in caso di località non servite giornalmente. Ad esempio, per le isole e per determinate zone del sud Italia, il tempo richiesto potrebbe risultare maggiore. Di norma, europacco consegna documenti entro 1/2 giorni lavorativi.

Assicurazione e dogana

Europacco permette alla propria clientela di assicurare la merce spedita fino ad un massimo di 1.500 euro per spedizione. Attualmente, questo servizio non è disponibile anche per le spedizioni contenenti documenti. Ma, a bilanciare la sua assenza è il fatto che il servizio non prevede alcun processo di sdoganamento. Qual è il vantaggio in questo caso? Se hai l'intenzione di richiedere l'invio di documenti fuori dall'Unione Europea, potrai stare tranquillo che quanto da te spedito non verrà sottoposto ad alcun controllo doganale e dunque, nessuna documentazione doganale dovrà accompagnare la tua spedizione. Attenzione: il contenuto della spedizione verrà ad ogni modo verificato e, nel caso in cui, all'interno della busta non vi fossero unicamente documenti, la spedizione non potrà proseguire verso la destinazione.

Come imballare correttamente i documenti?

Avere a disposizione l'imballaggio più adatto è una priorità assoluta per chiunque si ponga l'obiettivo di dare la massima protezione al contenuto spedito. Contratti e altri documenti in originale necessitano della protezione più alta per evitare qualsiasi rischio.

Buste imbottite

La prima opzione che viene in mente parlando di spedizioni di documenti è la busta imbottita. È vero che i documenti non sono necessariamente degli oggetti fragili, ma, optare per una busta con all'interno del pluriball e la soluzione che può offrire l'adeguata protezione anche dall'umidità. In commercio è possibile acquistare buste con bolle d'aria diverse a livello di grammatura e dimensioni. Realizzato con polietilene a bassa densità, il pluriball si fa apprezzare come materiale d'imballaggio molto leggero e flessibile. Offre, inoltre, ottimo isolamento termico, preservando il contenuto da eventuali sbalzi termici. Un materiale come la carta è molto sensibile sia a sbalzi di temperatura che all'umidità.

Tubo cilindrico

Trattandosi di documenti cartacei, il classico tubo cilindrico non costituisce la scelta più idonea. Questo in quanto, posti in un furgoncino o depositati in un magazzino, tendono a rotolare, a diventare meno maneggevoli e creare di conseguenza disguidi. Ma esiste un'altra ragione per cui ne è sconsigliato l'impiego: l'impossibilità di essere inseriti all'interno degli impianti adibiti allo smistamento automatizzato.

Contenitori con base quadrata (o rettangolare)

Rispetto ai tubi, i contenitori dotati di base quadrata (oppure rettangolare) si prestano molto meglio alla spedizione di materiale cartaceo. Garantiscono, infatti, un livello di protezione elevato per qualsiasi documento flessibile di dimensioni generose come, ad esempio, i disegni o i blueprint.

I corrieri selezionati da europacco

Per garantire consegne puntuali in Italia ed Europa, europacco ha dedicato particolare attenzione alla scelta degli spedizionieri, selezionando i migliori che si trovano attualmente sul mercato. Per qualsiasi spedizione di documenti, nazionale o internazionale, una volta affidata al corriere la busta, questa giungerà direttamente al destinatario. La spedizione non transiterà per il centro di smistamento merci europacco di Bolzano e questo assicurerà ulteriormente la tempistica di transito molto breve per la spedizione.

La scelta del corriere da parte di europacco è mirata a garantire ai clienti il servizio migliore possibile. In tal senso, la scelta europacco è ricaduta su DHL Express che garantisce un ottimo servizio di spedizione nonché tempistiche di transito molto brevi. Un tentativo di consegna verrà garantito e, nel caso in cui il cliente avesse l'esigenza di organizzare un secondo tentativo di consegna a seguito del primo non andato a buon fine, questo sarà possibile.

Perché è preferibile spedire con un servizio online?

Per lungo tempo l'ufficio postale è stato visto come il principale punto di riferimento, se non l'unico, per spedire documenti. E questo ha significato, per anni, trovarsi costretti ad affrontare lunghe code agli sportelli, e dover decidere a quale tipologia di spedizione fare ricorso (tra ordinaria, prioritaria, raccomandata e assicurata). Inoltre, per poter procedere alla spedizione è richiesta la compilazione dell'apposito modulo (per raccomandate e assicurate), il pagamento e il ritiro dell'eventuale ricevuta. Il risultato? L'inevitabile perdita di tempo prezioso.

Non deve essere sottovalutato un altro aspetto, ossia la maggiore affidabilità di un servizio di spedizione online rispetto alle poste tradizionali. Diverse indagini indicano in una percentuale superiore al 7% (almeno questi sono i dati relativi all'anno 2008) dei pacchi spediti non riescono a giungere a destinazione.

Avere a disposizione un partner esperto nelle spedizioni come europacco è il modo migliore per spedire la patente, un contratto o qualsiasi altro documento cartaceo nella massima sicurezza. Con il nostro servizio di spedizione online i tuoi fascicoli verranno recapitati all'interno di una busta chiusa non solo in Italia, ma anche in Europa e nel resto del mondo. E a sorprenderti saranno i nostri prezzi, chiaramente visualizzabili prima della spedizione, abbinati a un servizio qualitativamente impeccabile assicurato dai migliori spedizionieri del mercato.

europacco.com è un portale online di Bolzano che offre pacchetti di ritiro sia a casa che in azienda, e consegne in tutto il mondo. Lavorando con i migliori corrieri e società di trasporti.

Il nostro team è sempre a tua disposizione!

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